Zaoszczędźmy papier – rozwiązania dla firm

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to kwestia niebanalna. Od ustalenia systemu i kontroli powinniśmy rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Po pierwsze powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego rozdziału obowiązków, skorzystać z autorskich rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub kod kreskowy czytnik mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub drukarki do etykiet kilku.

Dokumenty mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i płynny obieg dokumentów. Następny z w/w systemów wykorzystywany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na ekologię. Najbardziej to drzewa „odetchną z ulgą”. Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu zaoszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza firmą. Nie wręczajmy im mnóstwa papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (propozycje dla mieszkańców stolicy: odkryj więcej w serwisie) lub tablet (a w tym miejscu dla mieszkańców Krakowa: tablety PC znalezione w Krakowie na Zajmują mniej miejsca i bezpieczniej wpływają na naszą planetę.